Zakupy, dostawy, usługi
Wszystkie zakupy musza być wcześniej zaplanowane w kosztorysie tematów badawczych lub w planie rzeczowo-finansowym Instytutów na dany rok kalendarzowy.
Zakupów można dokonywać dopiero po otrzymaniu zaakceptowanego wniosku zakupowego stanowiącego załącznik do ZARZĄDZENIA Dziekana WSNSiR NR 1/2022.
Przed wyborem dostawcy, usługodawcy lub dokonaniem zakupów prosimy sprawdzić czy zapotrzebowane towary nie są objęte umowami ogólonouniwersyteckimi
Do zakupów powyżej 700,00 zł należy dołączyć oferty otrzymane przy rozeznaniu rynku, zamówienie, zlecenie lub uzasadnienie wyboru konkretnego dostawcy.
Przypominamy, że na zakupy i usługi powyżej 3000,00 zł należy zawrzeć umowę. Umowa musi zostać podpisana przed przystąpieniem do jej realizacji.
Na przedsięwzięcia wydawnicze (wydawnictwa zewnętrzne) umowa musi zostać podpisana bez względu na wartość zamówienia.
Książki zakupione ze środków przyznanych na realizację badań lub niezbędne do prowadzenia dydaktyki stanowią własność Uniwersytetu Warszawskiego.
Faktury proforma będą honorowane tylko w przypadku udziału w konferencjach, w innym razie niezbędna jest informacja od firmy, że nie wystawią faktury właściwej.
Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych/soczewek kontaktowych
Pracownikom, którzy mają stwierdzoną przez lekarza medycyny pracy konieczność pracy w okularach korekcyjnych oraz wykonują pracę przed monitorem komputera co najmniej 4 godziny dziennie, raz na 4 lata przysługuje dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych w wysokości 500 zł.
Pracownik ze skierowaniem udaje się do lekarza medycyny pracy do przychodni CENTERMED. Po wykonaniu badania okulistycznego, pracownik, który otrzymał zaświadczenie o potrzebie stosowania szkieł korygujących wzrok ma możliwość wykonania okularów i skorzystania z refundacji.
Aby skorzystać z refundacji za okulary Pracownik powinien posiadać:
- fakturę za okulary wystawioną na osobę, dla której usługa została wykonana
- zaświadczenie od lekarza medycyny pracy potwierdzające wykonanie badania okresowego (ważność zaświadczenia 6 miesięcy) określającego potrzebę stosowania okularów korygujących wzrok lub soczewek kontaktowych podczas pracy
Następnie Pracownik, udaje się do Inspektoratu BHPiOP UW w celu uzyskania podstawy prawnej na fakturze za okulary. Z podpisaną fakturą pracownik udaje się do sekcji finansowej.
Dane do faktur:
Uniwersytet Warszawski, WSNSiR D134
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66
E- Obieg dokumentów
- Przed dokonaniem zakupu, podpisaniem umowy na usługę lub dostawę należy przesłać do odpowiedniego sekretariatu lub sekcji badań wypełniony i podpisany przez Wnioskodawcę wniosek zakupowy stanowiący załącznik do ZARZĄDZENIA Dziekana WSNSiR NR 1/2022. Nie trzeba go składać w przypadku delegacji. Faktury będą wprowadzane do SAP dopiero po zatwierdzeniu wniosku. W pierwszej kolejności skanowane są faktury z zaległym terminem płatności, pilne, na końcu zwroty dla pracowników.
- Proszę wpisywać datę wpływu faktury do Instytutu. Jeśli usługa została opłacona przez pracownika kartą bądź gotówką, to datą wpływu jest data wystawienia faktury (jest to pierwszy kontakt faktury z pracownikiem). Jeśli faktura przekazywana jest do skanowania drogą mailową, to proszę podać datę jej otrzymania.
- Osoba opisująca fakturę (merytoryczna) dołącza ze swojego poziomu potwierdzenia zapłaty kartą, zlecenie wykonania pracy, OT, protokoły. OT i protokoły oryginalne powinny zostać przekazane do Sekcji Finansowej Wydziału.
- Jeśli została zawarta umowa, to osoba opisująca merytorycznie powinna wpisać jej numer.
- Proszę aby opisy merytoryczne były szczegółowe. Jeśli jest to zwrot dla pracownika, to powinno być wyraźnie wskazane dla kogo. W przypadku zakupu licencji proszę o podawanie okresu ważności licencji (roczna, bezterminowa).
- Przy usługach stałych proszę o wpisywanie jakiego okresu dotyczą.
- W przypadku zakupu usług za granicą w opisie proszę podać, czy usługa została wykonana, a jeśli tak to kiedy.
Zakup książek
- Zakup książek jest realizowany za pośrednictwem Bibliotek Instytutu Profilaktyki Społecznych i Resocjalizacji lub Instytutu Stosowanych Nauk Społecznych .
- W Bibliotekach pracownicy powinni złożyć wniosek zakupowy wraz z listą książek.
- Pracownik Biblioteki sprawdzą czy zgłoszone do zakupu książki nie są na stanie bibliotek na Wydziale lub BUW.
- Jeśli książki są dostępne Pracownik powinien je wypożyczyć.
- Jeśli potrzebne pozycje nie są dostępne w Bibliotece pracownik biblioteki parafuje wniosek zakupowy, który po akceptacji trafia z powrotem do Biblioteki w celu realizacji zakupu.
- W zależności od źródła finansowania Pracownicy sekretariatów instytutów lub Wydziałowej Sekcji Badań i Rozwoju weryfikują, czy zakup książek był planowany we wniosku o realizację projektu/tematu badawczego lub został zapisany w umowie do projektu badawczego finansowanego ze źródeł zewnętrznych (NCN, KE i in.).
- Książki przed przekazaniem w depozyt pracownika zamawiającego, kierownika projektu/tematu badawczego są opracowywane i wpisywane do zbioru bibliotecznego.
Na przedsięwzięcia wydawnicze (wydawnictwa zewnętrzne) umowa musi zostać podpisana bez względu na wartość zamówienia.
Faktury zagraniczne
Faktury zagraniczne należy dostarczać do Sekcji Finansowej w tym samym miesiącu, w którym został dokonany zakup bez względu na to, czy faktura została już opłacona czy też nie!!!
Jeśli faktura została opłacona wcześniej, należy dopisać: „Proszę o zwrot na konto (imię i nazwisko) nr ………………………………….. (tożsamy z numerem konta, na jakie wpływa wynagrodzenie)” oraz w trakcie opisywania merytorycznego dołączyć potwierdzenie opłaty w przypadku zapłaty kartą lub przelewem.
Opisując faktury za zagraniczne konferencje należy podać datę, miejsce oraz czy konferencja odbywała się stacjonarnie czy on-line.
Zakup towarów i dostawa usług zza granicy (dotyczy tylko państw UE):
Proszę zwrócić szczególną uwagę, aby na fakturze podany był NIP unijny. Bez niego nie ma możliwości rozliczenia faktury.
Faktura musi być wystawiona bez podatku VAT, który zostaje doliczony w Polsce. W przypadku nie dostarczenia faktury w miesiącu jej wystawienia należy w opisie merytorycznym wskazać osobę, która pokryje ewentualne odsetki karne za nieterminowe rozliczenie podatku VAT. Powyższe wytyczne stosujemy również w przypadku udziału w konferencji zagranicznej.
Opis do faktury za książki
„Potwierdzam otrzymanie książek do użytku służbowego ………..(imię i nazwisko). Płatne z …………”
Oprócz standardowego opisu należy dodatkowo umieścić następujące dane:
- tytuł książki
- numer ISBN
- wagę książki
- kraj wysyłki książki
- kraj pochodzenia książki
- kraj, w którym znajduje się magazyn, z którego wysłano książkę
Opis do faktury za zakup usług za granicą
„Potwierdzam wykonanie usługi ……….. dla potrzeb ……….. Płatne z …………”
Oprócz standardowego opisu należy dodatkowo umieścić następujące dane:
- datę wykonania usługi
- jeśli usługa zostanie wykonana dopiero po zapłacie, należy umieścić tą informację na fakturze
Zakup towarów spoza UE:
Kupione towary (książki) poza UE traktujemy jako import towarów. Oznacza to, iż dany towar musi zostać oclony na granicy.